作ったデータがアップロードされなくて仕事が進まない!それは●●が原因!~ 知って得するビジネス時短術=データ編=
ある日のオフィス
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響く、悲鳴!
力尽きる同僚のTさん……事件の匂い。
と、いう展開ではなく。
話を聞くとTさんが、自分で作ったアップロード用データがどうしてもエラーになり、かれこれ直そうと格闘して2時間になると焦っている様子。
時計をチラリ。
確かに登録可能時間が迫ってる。これは時間との勝負(ドキドキ)
Tさんと一緒に作業画面を見るかぎり内容は合っているし、
コードに変な余白もない。
「どうして?」と困惑しつつ、他に原因があるのかなと校正者として全体のデータをじっとみると……
あ、ここ!発見しました!
この欄です!!
セルの設定が『標準』なのです。
システムにより異なりますが、このデータベースのコードについては『標準』でアップロードしてくれない設定なのです。
セルの設定は、このように種類があります。
今回の場合はこのシステムで使う設定の『文字列』にしてもらい。
ダウンロード開始・・・
ドキドキ
アップロード完了!
ギリギリ本日の登録に間に合いました。
データをアップロードする上でよくひっかかることとしては……
・全角か半角
・余白
・セルの設定
があります。
この3つの原因を知っておけばエラーが起きた際にすぐに対応ができます。
Tさんのデータが無事にアップロードできてほっと、胸をなでおろしていたら、
違う場所でため息が……
Hさんの作っているものは、Tさんとはまた、違うデータ。一緒に画面を確認……
ん?
あー発見してしまいました。
弊社は、エクセルファイルのデータでダウンロードするものが多いのですが、CSVファイルのこともあります。
今さら聞けない拡張子
拡張子とは、例えば、Wordなら【.doc】、PowerPointなら【.pptx】のようにファイルの後ろに付いている「.(ピリオド)+英数字」のことです。
ファイルに保存されているデータの種類や、保存形式を表すために決められた名前が使われています。
拡張子の種類は、大きめに分けても以下ようにたくさんあります。
・テキストファイル
・スタイルシート
・スクリプト
・画像
・音
・マルチメディア
・圧縮
・アプリケーション
・Java
・C/C++
・ヘルプ
・ 実行ファイル/ライブラリ
・ Windows フォント
・Windows その他
・その他
Windowsデータ系で、よく使う拡張子はCSVファイル(.csv)とExcelファイル(.xls、.xlsx、.xlsm)になります。
CSVファイル(.csv)とExcelファイル(.xls、.xlsx、.xlsm)との違い
この2つのファイルは、一見似ているのですが、性質やできることが異なり、
同じファイルだと思っていてもデータベースソフトによってはアップロードできたり、できなかったりするのです。
CSVファイルとExcelファイルの違いは「プログラムを変更することなく他のコンピューターで実行できることが多いか、装飾・機能の自由度が高いか」ということです。
CSVファイル
CSVの正式名称は「Comma Separated Value(=カンマ(,)で区切った値)」の頭文字をとったもの。
Excelの表形式で表されているデータは、CSVでは、カンマで区切ったシンプルなテキスト形式となるので、プログラムを変更することなく他のコンピューターで実行できることが多いんです。
そのため、Excelの他にもメモ帳、メールソフト、データベースソフトなど、ほとんどのソフトに取り込んで閲覧、編集することが可能です。
Excelファイル
CSVファイルと比べて互換性が低くなります。
最近の表計算ソフトでは、エクセルファイルも取り込めるものが増えており、データベースソフトでも対応可能な製品はありますが、CSVファイルほど多くありません。
その代わりにセルに色を付けたり表をグラフにしたり、文字のフォントを指定したり、関数を使って計算したりすることができたりと、装飾・機能の自由度はCSVファイルよりはるかに高いのです。
ちみなに、エクセルファイルでアップロードできても、最新のファイルだと対応できないなんて場合もあるので注意くださいね☆
そして、
という場合は
【ファイル】→【表示】→【ファイル名拡張子】にチェックを入れると表示されます。
ちょっとした知識ではありますが、知っていればすぐに対応でき、時短につながりますよ。