「ちょっと聞いていい?」すぐに答えられたらあなたの株も上司の機嫌も上がる! ~知って得するビジネス時短術=PC編①=
(編集部注 ※すみません、アイキャッチ画像はMacですが、話の中身はWindowsです……)
~ある日のオフィス
上司に最近よく声をかけられます。
と怯えてみるものの、大抵は数値のミスの件ではなく、カンタンな PC の困った現象で聞かれることが多いのです。
というわけで今回は、よく質問される現象を何件かピックアップしてみました。
メール編
・上にあるツールバー(リボン)が急になくなったけど戻せる?
・文字を途中で挿入すると後ろの文字も消えちゃうんだけど?どうして?
・アドレス帳がなくなったけど?
①ツールバー(リボン)がなくなった
戻す方法は2つあります。
1つ目は・・・[Ctrl]+[F1]で表示・非表示(消える原因、これをしてしまっているのかな?)
2つ目は・・・
消えている右上をよく見てみてください。
このマークをぽちっと押すと・・・
あら不思議!表示されました。
(※この現象はWord、Excel、Accessで共通して対応できます)
②文字を途中挿入すると後ろの文字も消えてしまう
下の画像のピンク枠のように、文章の途中に文字を入れようとすると、「文字が上書きされて消えちゃう」ことですね。
これも上司が知らないうちにキーボードの “あるキー” を押しているのかも(汗)
それはここです!
[Insert]です!!
[Insert]は「文字の追加」と「文字の上書き」を切り替えるキーなのです。
普段は「文字の追加」モードに設定されているのですが、何かの勢いで押してしまう([Delete]が近いのでつい押してしまっているのかも)と「文字の上書き」モードに変換されます。
なのでこの質問をされた時は、「[Insert]キーを押してください」と伝えれば即解決です。
(※この現象もWord、Excel、Accessで共通して対応できます)
③アドレス帳がなくなった
上司が言うアドレス帳とは、会社のグループアドレス帳のこと。
普通のアドレス帳とは違うのですが、どうもOutlookと相性が悪いらしく、たまに消えるのです。
原因はアドインが無効になっているためで、そんなときはファイルのオプションから[COMアドインの表示]というアイコンをクリック。
無効を有効にすれば戻ります。
Excel編
・前回使えてたフォーマットの数式が壊れてる。なぜ?
・数式が使えない。なぜ?
・非表示にした列や行を表示できない
①前回使えてたフォーマットの数式が壊れてる
原因としてまず、考えられることは・・・
・添付しているデータが違う、またはズレて貼り付けられている
・数式が壊れている、または消えている
んー、でも調べると貼り付けも数式自体も特に問題なし。
えええ(焦り)ここは校正者として、全体を見て、違いを思い出すのだあああーーーー
・・・あれ?見つけましたよ(きらりん)
左下!
計算の更新方法が違うのです!
通常エクセルは「5+1=6」などの計算式を入れていると、セル内で自動計算してくれています。
ただ、凄い量のデータだと一つ文字を入れるだけで連動したデータを全て自動で計算してしまい、時間がかかって作業が止まってしまうのです。
それを避けるために「手動計算」を選んでいることがあります。
上司が何かの勢いで手動計算にして保存してしまったため、見ため上、計算してくれない現象に困ったという訳です。
その設定を戻す方法は・・・
まず数式をクリック!
計算方法の設定の▼をクリックし【手動】から【自動】に切り替えれば大丈夫です。
②数式が使えない。なぜ?
これは簡単。セルが標準以外になっているのです。
上司には「セルの設定は標準ですか?」と声かけましょう。
③非表示にした列や行を表示できない。
これが一番やっかい・・・
よくVLOOKUP(ブイ・ルックアップ)関数などを使う時に検索元を隠していることがあり、その隠している場所が一番左のA列だと、カーソルや選択しての表示では出てこないことがあるのです。
その対処法ですが・・・
【表示方法①】全セル選択を使う
マウスポインタを全セル選択ボタンの右または下に近づけると、
ポインタの形状が「←||→」に。
そのまま「←||→」を右または下へドラッグすると、再表示されます。
【表示方法②】やはり、全セル選択
全セルに近づけて形状が「←||→」なったら右クリック。
「再表示(U)」をクリックすると、再表示されます。
でも、どうしても「←||→」が出ない時があるんです。
そんな時は・・・
【表示方法③】名前ボックスを活用
[名前ボックス]に、A1と入力し、 [Enter]キーを押します。これで、セルA1を選択。
[ホーム]タブ-[セル]-[書式]-[非表示/再表示]を選択し、[列の再表示]または[行の再表示]をクリックすると再表示されます。
こんな風に「知っていれば自分も上司もアガる知識」で、時短&効率のよい仕事をしましょう。